Tetkik Beklentileri

Tanımlar:
Dokümante Edilmiş Bilgi: Kuruluş tarafından kontrol edilmesi ve sürdürülmesi-uygulanması gereken herhangi bir ortamda bulunan Bilgi (Anlamlı Veri)
- Prosesleri de içeren yönetim sistemi, Kuruluşun faaliyetleri için oluşturulan dokümantasyon,  Gerçekleştirme kanıtları (Kayıtlar)
Gözetim: Uygunluk beyanının geçerliliğinin sürdürülebilmesi için esas alınan uygunluk değerlendirme faaliyetlerinin sistematik olarak tekrarlanması.
Askıya Alma: Belirlenmiş doğruluk beyanı kapsamının tamamı veya bir kısmı için uygunluk durumunun geçici olarak iptal edilmesi.
Geri Çekme: Uygunluk durumunun iptal edilmesi.
Gözlemci: Tetkik ekibine katılan (iştirak eden) ancak tetkik yapmayan ekip üyesi. Örneğin akreditasyon kurumu denetçileri yada sektör uzmanları, müşteri kuruluşundan üyeler, danışmanlar, devlet görevlileri v.s. Gözlemciler tetkik sırasında ve sonuç (bulgu ve uygunsuzluklar) ile ilgili bir bildirim yapamazlar.
Rehber: Tetkik edilen kuruluş tarafından tetkik ekibini asiste eden kişi. Rehberler tetkik sırasında ve sonuç (bulgu ve uygunsuzluklar) ile ilgili bir bildirim ve müdahale yapamazlar. Rehberler:

• İlgili kişiler ile iletişimi ve zamanlamayı organize ederler.
• İlgili bölüm, saha, şantiye yada şubeye yapılan ziyaretlerde iş sağlığı ve güvenliği şartlarına uyulmasını ve ziyareti organize ederler.
• Kuruluş adına tetkike tanıklık ederler.
• Tetkikçiler tarafından istenen bilgilerin teminini sağlarlar.

- GOLDCERT, ISO 9001:2015 ve ISO 14001:2015 standartlarına göre Yönetim Sistemi belgelendirme hizmeti almak isteyen kuruluşlardan aşağıdaki hususları dikkate almalarını, aşağıdaki hususları gerçekleştirmiş olmalarını beklemektedir. Bunlar:

• Belgelendirme Tetkik Beklentileri
• Gözetim Tetkik Beklentileri
• Uygunsuzluklara Verilen Cevaplar İle İlgili Beklentiler
• Yeniden Belgelendirme Tetkik Beklentileri
• Transfer Belgelendirme Tetkik Beklentileri
• Entegre Belgelendirme Tetkik Beklentileri
• Yönetim Sistemi Standardı Revizyon Geçiş Beklentileri

 Tetkik Hedefleri:
- Tetkik hedefleri aşağıdakilerini içermelidir:

• Tetkik edilen kuruluşun tetkik kriterlerine ne derece uyduğunun tanımlanması
• Yönetim sisteminin ilgili yasal düzenlemelere uygunluğun ve diğer sözleşme şartlarını karşılama kabiliyetinin değerlendirilmesi
• Tetkik edilen kuruluşun yönetim sisteminin belirlen hedefleri yerine getirme etkinliğinin değerlendirilmesi
• Uygun olduğunda yönetim sistemi ile ilgili potansiyel iyileştirme fırsatlarının spesifik bir yöntem belirtmeden tanımlanması

1- Belgelendirme Tetkik Beklentileri:
- Belgelendirme hizmeti talep eden kuruluş, yönetim sistemi için gerekli dokümantasyonu hazırlamış, belgelendirme tetkiklerinden en az 3 ay önceden yayımlamış ve uygulamaya başlamış olmalıdır.
- Dokümante Edilmiş Bilgi Gerekleri – ISO 9001:2015:

• Kapsam
• Proseslerin planlanan şekilde yürütülmesi için dokümantasyon
• Ürün-hizmet şartlarına uygunluğu göstermek için gerekli kayıtlar
• Kalite politikası
• Kalite hedefleri ve planlaması
• İzleme ve ölçme kaynakları kullanım amacına uygunluk kayıtlar
• Çalışan yeterlilik kanıt kayıtları
• Dokümante edilmiş bilgi kontrol dokümanı ve istenmeyen değişikliklere karşı koruma kayıtları
• Dış kaynaklı dokümanlar
• Ürün-hizmet şartları gözden geçirme sonuçları, yeni şartlar
• Tasarım dokümantasyonu (planlama, tasarım girdileri, tasarım kontrolü,  değişiklikler)
• Tedarikçi değerlendirme kayıtları
• Ürün-hizmet ve faaliyetlerin karakteristikleri ve amaçlanan sonuçlar
• İzlenebilirlik kayıtları
• Müşteri ve tedarikçi mülkü uygunsuzluk raporları
• Ürün-hizmet değişiklikleri kayıtları
• Kabul kriterlerine uygunluk kayıtları, ürün serbest bırakan kişi ve izlenebilirliği
• Uygun olmayan çıktı kayıtları
• İzleme ve ölçme kayıtları
• İç tetkik programlaması ve uygulaması, iç tetkik sonuçları
• YGG sonuçları
• Uygunsuzluk ve DF kayıtları

- Dokümantasyon Gerekleri – ISO 14001:2015:

• Kapsam
• Proseslerin planlanan şekilde yürütülmesi için dokümantasyon
• Çevre politikası
• Risk ve fırsatlar belirleme ve bunların planlı bir şekilde yürütüldüğünün kanıtları
• Çevre boyutları, kriterleri ve etkileri, Önemli çevre boyutları
• Uygunluk yükümlülükleri
• Çevre hedefleri ve planlaması
• İzleme ve ölçme kaynakları kullanım amacına uygunluk kayıtlar
• Çalışan yeterlilik kanıt kayıtları
• İletişim kayıtları
• Dokümante edilmiş bilgi kontrol dokümanı ve istenmeyen değişikliklere karşı koruma kayıtları
• Dış kaynaklı dokümanlar
• Proseslerin planlandığı şekilde yapıldığını güvence altına almak için ihtiyaç duyacağı kapsamda kayıtlar (Operasyonel kontrol ve acil durumlar)
• İzleme, ölçme, analiz ve değerlendirme sonuçları
• Uygunluk değerlendirme kayıtları
• İç tetkik programlaması ve uygulaması, iç tetkik sonuçları
• YGG sonuçları
• Uygunsuzluk ve DF kayıtları

2- Gözetim Tetkik Beklentileri:

• GOLDCERT, belgelendirme hizmeti talep eden kuruluşun isteği doğrultusunda 6, 9 ve 12 aylık periyotlarda gözetim tetkiklerini gerçekleştirir. En uzun gözetim periyodu 12 aydır.
• Gözetim tetkik tarihi belirlenirken, belgelendirme/yeniden belgelendirme karar tarihi üzerinden hesaplama yapılır. 12 aylık periyotlarda gözetim tetkiki yapılmasını talep eden bir kuruşta; belgelendirme/yeniden belgelendirme tarihinden itibaren 365/730 gün içerisinde tetkikin gerçekleştirilmiş olması gerekmektedir. GOLDCERT, en son gerçekleştirilmesi gereken gözetim tetkiki tarihinden maksimum uygunsuzluk kapama süresi olan 45 gün önce gözetim tetkiklerinin gerçekleştirilmesini beklemektedir.
• Gözetim tetkiklerinde aşağıdaki hususlar ile ilgili incelemeler gerçekleştirilir:
• Önceki tetkikte ortaya konulan uygunsuzluklar ile ilgili düzeltici faaliyetlerin etkin bir şekilde yürütülmesi ve takibi
• Sistemin etkin uygulanması ve sürekli iyileştirmenin sağlanması
• Yönetim sistemi dokümantasyonunun revizyonlarının takibi ve gözden geçirmesi
• GOLDCERT marka, sertifika ve raporun akreditasyon ve GOLDCERT kullanım esaslarına göre kullanımı
• Kuruluşta meydana gelen değişiklikler (adres, unvan, kapsam, yönetim v.s.) ile ilgili 15 gün içerisinde GOLDCERT’in bilgilendirilmesi

3- Uygunsuzluklara Verilen Cevaplar İle İlgili Beklentiler:

• Başvuru sahibi, GOLDCERT tetkik ekibi tarafından düzenlenen Uygunsuzluk Raporunu referans göstererek kendi Düzeltici Faaliyet sürecini yürütmelidir:
• GOLDCERT uygunsuzluk raporu numarasını referans alarak bir düzeltici faaliyet başlatılmalıdır.
• GOLDCERT’in tanımlamış olduğu uygunsuzluk aynen düzeltici faaliyet formunun uygunsuzluk tanımı kısmına aktarılmalıdır.
• Kök sebep analizi yapılmalıdır. (Kök Sebep: Uygunsuzluğun en temel sebep(ler)ini belirlemek için yapılan araştırmaların sonucudur).
• Kök sebep analizine göre yürütülmesi gereken düzeltici faaliyetler ve alınması gereken önlemler düzeltici faaliyet planında belirtilmelidir.
• Uygunsuzluk raporundaki doğrulama yöntemine göre gerekli düzeltmeleri termin tarihine kadar GOLDCERT’e ulaştırmalıdır.
• Düzeltici faaliyet planının yeterli olduğu durumlarda gerekli uygulamalar bir sonraki tetkikte inceleme için hazır bulundurulmalı ve düzeltici faaliyet kapaması ve etkinliği takip edilmiş olmalıdır.

4- Yeniden Belgelendirme Tetkik Beklentileri:

• Önceki tetkikte tespit edilen uygunsuzluklar ile ilgili gerçekleştirilen düzeltici faaliyetlerin etkin bir şekilde yürütülmesi ve takibi
• Sistemin etkin uygulanması ve sürekli iyileştirmenin sağlanması
• Yönetim sistemi dokümantasyonunun revizyonlarının takibi ve gözden geçirmesi
• GOLDCERT marka, sertifika ve raporun akreditasyon ve GOLDCERT kullanım esaslarına göre kullanımı
• Kuruluşta meydana gelen değişiklikler (adres, unvan, kapsam, yönetim v.s.) ile ilgili 15 gün içerisinde GOLDCERT’in bilgilendirilmesi
• Yeniden belgelendirme tetkiki en geç, belgelendirme/yeniden belgelendirme karar tarihinin son günü baz alınarak 36 ayı geçmeyecek ve belirlenen 36 aylık süreden maksimum uygunsuzluk kapama süresi [45 gün] kadar önce gerçekleştirilmelidir.

5- Transfer Belgelendirme Tetkik Beklentileri:

• Kuruluş, uluslararası kabul edilen (IAF yada bölgesel-MLA Seviye 3 uygun olan durumlarda 4 ve 5) bir akreditasyon kuruluşundan akredite bir belgelendirme kuruluşundan sertifika sahibi olmalı ve akreditasyon sertifikasının geçerliliği devam etmelidir.
• Başvuru sahibi geçerli ve aktif bir sertifikaya sahip olmalıdır. Askıda olan sertifikalar için uygulanamaz.
• Önceki tetkik ve uygunsuzluk raporları kuruluş tarafından sağlanmalıdır. Önceki tetkiklerde ortaya çıkan uygunsuzluklar varsa bunlar kapatılmış olmalıdır. Kapatılmamışsa transfer öncesi GOLDCERT tarafından gerçekleştirilen çalışmalar ile ilgili doğrulama yapılır.
• Son tetkik tarihi süresi 12 ayı (365 günü) geçmemelidir.
• GOLDCERT inceleme sonucu uygun bulunmazsa yada kuruluş raporları, sertifikayı sunamazsa yada belgelendirme firması faaliyetlerinde devam etmiyorsa yeni başvuru gibi ele alınır.

6- Entegre Belgelendirme Tetkik Beklentileri:

• Entegre Yönetim Sistemi : Tek bir yönetim sisteminin birden çok yönetim sistemi standart gereklerinin kuruluş tarafından birden fazla amacın karşılanması için belli bir entegrasyon seviyesi ile işletilmesi. Birleşik sistemden farkı; tek bir sistem dokümantasyonu, yönetim sistemi unsurları ve sorumluluklarıdır.
• Entegre Yönetim Sistemi belgelendirmesi, iki veya daha fazla standardı içeren yönetim sistemlerini paralel olarak yürüten kuruluşlarda gerçekleştirilen eş zamanlı tetkiklerdir.
• Entegrasyon seviyesi: Kuruluşun birden fazla yönetim sistemi standardı, organizasyonel performansın birden çok amacının gereklerini karşılamak için kullandığı tek bir yönetim sisteminin seviyesi. Entegrasyon 2 yada daha fazla tetkik kriteri/standardı ile ilişkili yönetim sisteminin dokümantasyon, uygun yönetim sistemi unsurları ve sorumlulukların entegrasyonu.

Entegrasyon seviyesi için aşağıdaki hususlar dikkate alınır:

• Yönetimin gözden geçirmesinin tüm standartları ele alması
• İç tetkikte entegrasyon yaklaşımı
• Politika ve hedeflerde entegrasyon yaklaşımı
• Sistem proseslerinde entegrasyon yaklaşımı
• Entegre dokümantasyon
• İyileştirme mekanizmasına entegre yaklaşım (Ölçme, sürekli iyileştirme ve düzeltici faaliyetler)
• Planlamada entegrasyon yaklaşımı (Risk yönetimi v.s.)
• Destek ve sorumluluklarda entegre yönetim

7- Yönetim Sistemi Standardı/ları Revizyonu Sonrası Geçiş Beklentileri:

• GOLDCERT, ilgili yönetim sistemi standardı revize olduğunda akreditasyon kurumu ve uluslararası rehber ve standartlara göre geçiş planlaması yapar. Bu geçiş süreci hakkında bir rehber doküman hazırlar ve ilgili tüm kuruluşlara iletir.
• Kuruluşlar rehber dokümanda belirtilen faaliyetleri belirtilen süre sonuna kadar tamamlamalı ve GOLDCERT’i bilgilendirmelidir.

Rev No:03 Rev Tarihi:27.08.2018